Digitale aandeelhoudersvergadering

In Nederland mogen niet alleen de grote beursgenoteerde bedrijven hun aandeelhoudersvergadering in deze Corona periode via videoconferencing doen. Ook bij de ‘gewone’ BV kan dit nu.

Tijdelijke wet COVID-19

Bij spoedwet van 22 april 2020 is bepaald is artikel 17:


Artikel 17 (algemene vergadering besloten vennootschap)

  • 1.In afwijking van artikel 226 lid 1 kan het bestuur bepalen dat een algemene vergadering wordt gehouden die uitsluitend toegankelijk is langs elektronisch weg onder de voorwaarden bedoeld in artikel 18. Dit wordt bij de oproeping, bedoeld in artikel 223, vermeld.
  • 2.Indien de oproeping reeds is uitgegaan, kan het bestuur tot uiterlijk 48 uur voor het tijdstip van de algemene vergadering de wijze van vergaderen wijzigen in een vergadering als bedoeld in het eerste lid. Dit wordt aan de aandeelhouders kenbaar gemaakt op de wijze zoals voorgeschreven in artikel 223.

In artikel 18 worden de wijze waarop en de voorwaarden vastgelegd:


Artikel 18 (algemene vergadering besloten vennootschap)

  • 1.In afwijking van artikel 227 lid 3 kan het bestuur bepalen dat aandeelhouders geen fysieke toegang hebben tot de algemene vergadering, onder de volgende voorwaarden:
    • a.de algemene vergadering is langs elektronische weg voor aandeelhouders te volgen; en
    • b.de aandeelhouders zijn tot uiterlijk 72 uur voorafgaande aan de vergadering in de gelegenheid gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld. Wordt een besluit in de zin van artikel 17 lid 2 van deze wet genomen binnen vijf dagen voorafgaand aan de datum van de vergadering, dan is de hiervoor bedoelde termijn 36 uur.
  • 2.De in lid 1 onder b bedoelde vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering, al dan niet thematisch, beantwoord en deze antwoorden worden op de website van de vennootschap geplaatst of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk gemaakt voor de aandeelhouders.
  • 3.Het bestuur spant zich ervoor in dat tijdens de vergadering langs elektronische weg of anderszins nadere vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van de vergadering kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering.
  • 4.Enige afwijking van hetgeen is bepaald in de leden 2 en 3 heeft geen gevolgen voor de rechtsgeldigheid van de besluitvorming die in de vergadering heeft plaatsgevonden.

Zoom gebruiken of gegarandeerd afluistervrij videovergaderen?

In verband met de vertrouwelijkheid en discretie is et uiteraard aan te raden om gegarandeerd veilig te videovergaderen. Dat betekent: versleuteld (encrypted) en peer-to-peer.

De video-software van het Nederlandse bedrijf KOPANO biedt deze mogelijkheden.

Discreet videobellen voor advocaten en doctoren

Afluistervrij videobellen (tussen twee personen of in groep) is uiteraard niet alleen van belang voor aandeelhoudersvergaderingen. Het geldt feitelijk voor elke kaar dat er in jouw bedrijf via video gebeld wordt.

Meer over discreet en beveiligd videobellen