Aandeelhoudersvergadering digitaal

Elk jaar moet een BV een jaarvergadering houden, waarin de jaarrekening wordt goedgekeurd.

De meeste BV’s hebben maar 1, 2 of maximaal 3 aandeelhouders.

In ruim 97% van de vergaderingen wordt de jaarrekening goedgekeurd.

Oftewel: de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering is een verplichte formaliteit.

De aandeelhoudersvergadering daadwerkelijk houden op de vastgestelde datum

Vergadering

De statuten van de BV bepalen bijvoorbeeld dat deze vergadering wordt gehouden op de derde woensdag van mei.

In de praktijk wordt er vaak helemaal geen vergadering gehouden. De boekhouder of accountant draait het model van de aandeelhoudersvergadering uit, wanneer de jaarlijkse belastingaangiftes van de BV moeten worden getekend.

Deze werkwijze is wellicht gebruikelijk, maar volledig in strijd met de wettelijke bepalingen.

ADDCO heeft een simpele digitale oplossing uitgewerkt, waarbij de jaarlijkse algemene vergadering gewoon op de vastgesteld dag kan worden gehouden.

Zo werkt een digitale aandeelhoudersvergadering

ADDCO Contractendesk

Een maand vóór de te houden jaarlijkse vergadering verstuurt de BV de uitnodiging voor de vergadering naar alle aandeelhouder(s). In de e-mail staat:
– datum en tijdstip van de vergadering
– de agenda van de vergadering (goedkeuring jaarrekening)
– zo mogelijk wordt de jaarrekening als bijlage meegestuurd.

De aandeelhouders worden verzocht ermee akkoord te gaan, dat de vergadering eenvoudig digitaal wordt gehouden, door de uitnodiging voor akkoord te ondertekenen (digitale handtekening).

Gaan alle aandeelhouders hiermee akkoord dan wordt de vergadering van aandeelhouders op de in de uitnodiging vermelde tijdstip en datum gehouden.

Op dat moment van de vergadering dienen de aandeelhouders achter hun computer of op hun smartphone te zitten.

De digitale aandeelhoudersvergadering

  • De voorzitter van de vergadering opent de vergadering en stelt vast dat alle aandeelhouders digitaal aanwezig zijn. – de aandeelhouders bevestigen dit direct met hun digitale handtekening.
  • De voorzitter beschrijft de agendapunten, met name het goedkeuren van de jaarrekening en vraagt de aandeelhouders de jaarrekening goed te keuren. – de aandeelhouders bevestigen dit direct met hun digitale handtekening.
  • De voorzitter stelt vast dat de jaarrekening werd goedgekeurd en sluit de vergadering.

Digitale handtekeningen – personen en datum staan onherroepelijk vast

Lege BV handtekening vergadering

Door zo met digitale handtekeningen te werken, staat niet alleen vast dat de juiste personen daadwerkelijk getekend hebben, maar staat ook de datum van die handtekeningen onweerlegbaar vast.

Conclusie

Door de verplichte jaarlijkse aandeelhoudersvergadering digitaal te houden, is wettelijk bewezen dat:

  • de vergadering daadwerkelijk werd gehouden
  • alle aandeelhouders (digitaal) aanwezig waren
  • de jaarrekening werd goedgekeurd
ADDCO - bedrijven te koop - BV

ADDCO AGENCY

De juristen en consultants van ADDCO organiseren de digitale vergaderingen en contracten van uw onderneming.
Contact.